Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen i.d.R. der Buchführung vorgelagerte Systeme wie z.B. Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, PC-Kassensysteme und Taxameter. Diese Systeme unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentlichen Buchführungssysteme. Der Einsatz dieser Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der AO (insb. §§ 145-147 AO i.d.F. vom 29.12.2016). Außerdem gibt es mehrere einschlägige Verwaltungsvorschriften. Diese stehen insbesondere in einem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBl. I 2010 S. 1342) sowie einem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (BStBl. I 2014 S. 1450 [GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff]).

Merkblatt der OFD Karlsruhe verschafft Überblick

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe hat mit Verfügung vom 26.07.2018 (Az.: S 0315-St 42, in der Owlit-Datenbank im Volltext am 28.08.2018 eingestellt und unter DB1279624 abrufbar) ein Merkblatt herausgegeben. Es soll einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden. Erläutert werden zunächst der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) sowie aus Zumutbarkeitsgründen gewährte Ausnahmen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO).

Einsatz von Ladenkassen

Hinsichtlich des Einsatzes von offenen Ladenkassen wird zunächst darauf hingewiesen, dass es eine „Registrierkassenpflicht” nicht gibt, es also weiter zulässig ist, eine offene Ladenkasse zu führen. Bei der offenen Ladenkasse sind jedoch die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäfts mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls grundsätzlich erforderlich. Ist die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar, müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden. Auch bei einem Kassenbericht müssen die erklärten Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein (BFH vom 13.03.2013 – X B 16/12). Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z.B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) – täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, sodass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben (retrograde Ermittlung). Bei mehreren Kassen müssen die Kassenberichte einzeln und der Bargeldbestand der jeweiligen Kasse zuordenbar sein.

Mit Standardsoftware (z.B. Office-Programmen) erstellte Tabellen entsprechen nicht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung nicht möglich ist oder mit einem entsprechenden Vermerk gekennzeichnet wird.

Seit dem 01.01.2017 (BMF vom 26.11.2010, BStBl. I 2010 S. 1342) dürfen nur noch solche elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – insb. Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Artikelpreisänderungen; Nutzerkennung) – ermöglichen (BFH vom 16.12.2014 – X R 42/13, BStBl. II 2015 S. 519). Gerade im Hinblick auf dieses BMF-Schreiben ist darauf zu achten, dass die o.g. Informationen des Kassensystems vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden. Bei Umstellung auf ein neues System wird empfohlen, die „Alt-Kasse” weiterhin aufzubewahren.

Datenzugriffsrecht

Der Finanzverwaltung steht nach § 147 Abs. 6 AO bezüglich der digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu. Hier kann im Rahmen des unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriffs Einsicht am Kassensystem vorgenommen oder eine Datenträgerüberlassung verlangt werden. Im letzteren Fall sind alle erforderlichen Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.

Dies gilt auch für Daten, die sich bei Dritten befinden (z.B. Rechenzentrum, Cloud).

Neue gesetzliche Anforderungen

Am 29.12.2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen veröffentlicht (BStBl. I 2017 S. 21). Danach ergeben sich gem. §§ 146a, 146b AO weitere Anforderungen an die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmers. Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird durch die sog. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV – BStBl. I 2017 S. 1310) geregelt. Die gesetzlichen Änderungen lassen sich zeitlich wie folgt einordnen:

Neue Vorschrift	Anwendung ab	Ausnahmen
§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO: Einzelaufzeichnungspflicht	29.12.2016	Verkauf von Waren/Erbringen von Dienstleistungen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO: Tägliche Aufzeichnungen	29.12.2016
§ 146a Abs. 1 AO: Technische Sicherheitseinrichtung für elektr. Registrierkassen	01.01.2020 bzw. 01.01.2023	Reg-Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht aufrüstbar sind, dürfen bis 31.12.2022 genutzt werden. Voraussetzung: Die Kasse muss dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 entsprechen.
§ 146a Abs. 2 AO: Belegausgabepflicht	01.01.2020	Auf Antrag (§ 148 AO) Befreiung möglich
§ 146a Abs. 4 AO: Mitteilungspflicht	01.01.2020
§ 146b AO: Kassen-Nachschau	01.01.2018	Datenübermittlung über einheitliche digitale Schnittstelle erst ab 01.01.2020 Datenzugriff ab 01.01.2018 möglich
§ 379 AO: Sanktionen bei Verstößen	01.01.2020

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge.

Digitalisierung der Prüfung Die rasante Entwicklung der Digitalisierung gibt auch der Datenanalyse eine neue Bedeutung. Die Relevanz der Daten steigt mit ihrer Quantität, da umfassende Erkenntnisse neue Dimensionen und Möglichkeiten schaffen. Zeitgleich entstehen neue Geschäftsmodelle, wodurch sich die Tragweite in immer mehr Lebensbereichen ausdehnt. Wie sich Big Data weiterentwickelt und welche Chancen sich dabei aus prüfungsbezogenen, unternehmerischen und gesellschaftlichen Perspektiven ergeben, betrachtet dieser innovative Band. Digitalisierung in der Prüfungspraxis, von neuen Methoden für die Betriebsprüfung zu aktuellen Ansätzen, Tools und Trends aus Wirtschaftsprüfung und Beratung Risiken von Big-Data-Analysen, von Fallstricken bei der Dateninterpretation zur Frage der Entwicklung digitaler Kompetenzen Digitalisierung und Compliance, am Beispiel regulatorisch getriebener Datenanalysen im Finanzwesen Gesellschaftliche und ethische Fragestellungen, etwa zur Rolle selbstlernender Systeme Ein aktueller Impulsgeber zu den Potenzialen und Gefahren der Digitalisierung aus Sicht anerkannter Experten aus Praxis und Forschung.

(ESV/ps)