Bei den GoBD handelt es sich um die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff”, die das BMF (Az.: IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) am 18. Juli veröffentlicht hat. Damit wird die Vorgängerregelung vom 14. November 2014 (BStBl I S. 1450) abgelöst.

Neuer Stand der Informations- und Kommunikations-Technik

Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden mehr und mehr unter Einsatz von Informations- und Kommunikations-Technik abgebildet. Auch die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt (z.B. als Datensätze). Darüber hinaus werden in den Unternehmen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mittlerweile sehr umfassend in elektronischer Form (z.B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt.

Mit der Neufassung wird u.a. die mobile Erfassung (Fotografieren, Ablichten) und Sicherung von Papierbelegen mittels Smartphones oder Tablets (in Verbindung mit mobilen App-Anwendungen) umsatzsteuerlich anerkannt. Zu gewährleisten ist allerdings u.a. die Unveränderbarkeit des Dokuments vom Zeitpunkt der Ablichtung bis zur Ablage im Archivspeicher des Unternehmens. Erforderlich ist auch eine lückenlose Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess von der Aufzeichnung über die Bearbeitung bis hin zur Aufbewahrung festhält.

Regelungsgegenstand: Mitwirkungspflichten

Ein wesentlicher Regelungsgegenstand sind beispielsweise die Mitwirkungspflichten. Hierzu heißt es in Abs. 171, dass der Steuerpflichtige die Finanzbehörde bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenzugriff zu unterstützen hat (§ 200 Absatz 1 AO) und dass er entstehende Kosten zu tragen hat (§ 147 Absatz 6 Satz 3 AO). Rdn. 172 führt aus: Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände z.B. nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis (§ 102 AO) unterliegende Daten, so obliegt es dem Steuerpflichtigen oder dem von ihm beauftragten Dritten, die Datenbestände so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies kann z.B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen oder „digitales Schwärzen” der zu schützenden Informationen erfolgen. Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot. Viele weitere Einzelheiten sind dazu in den nachfolgenden Ausführungen detailliert beschrieben. Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung und zur digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) sind unter www.bundesfinanzministerium.de zum Download verfügbar.

Anwendungsregelungen

Die GoBD-Neufassung tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014 (BStBl I S. 1450). Es ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Grundsätze dieses Schreibens auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1. Januar 2020 enden. Das neue Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht werden. Es steht ab sofort für eine Übergangszeit auf den BMF-Internetseiten zum Download zur Verfügung.

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(ESV/ps)