Seit dem 17.12.2021 ist die EU-Hinweisgeberrichtlinie für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden und für alle Anbieter aus dem Finanzdienstleistungssektor verpflichtend. Damit sind laut PwC schon jetzt rund 90.000 Unternehmen aus Deutschland betroffen. Weitere 70.000 werden ab dem 17.12.2023 folgen, wenn die Richtlinie auf Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitenden ausgeweitet wird.

Vor diesem Hintergrund ist der aktuelle Stand der Umsetzung als niedrig einzustufen. PwC hatte im Frühjahr 2022 rund 300 Teilnehmende aus Geschäftsleitungen, Compliance- und Rechtsabteilungen und Personalverantwortliche von Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitenden befragt. 48 Prozent der Teilnehmenden plant eine Umsetzung, während 27 Prozent der Unternehmen ihre Systeme teilweise implementiert haben.

Meldungen überwiegend auf analogem Weg

Unternehmen sind gefordert, eine interne Meldestelle inklusive angebundener Kommunikationsplattformen einzurichten und einen regelkonformen Betrieb der Systeme zu gewährleisten. Whistleblower sollen auf diese Weise besser auf mögliche Rechtsverletzungen und Verstöße gegen interne Vorgaben hinweisen können. Aktuell geschieht das in vielen Unternehmen über personelle Instanzen und analoge Wege, stellt PwC fest. Der Befragung zufolge verteilen sich die wesentlichen Meldewege wie folgt:

• E-Mail (27 Prozent)
• Vertrauenspersonen (15 Prozent)
• Briefkästen (14 Prozent)
• Vorgesetzte (13 Prozent)

„Unsere Ergebnisse zeigen, dass vor allem in Hinblick auf die angebotenen Kanäle für Hinweisgeber akuter Handlungsbedarf besteht“, resümiert PwC. Der Markt für sichere und automatisierte Digitallösungen sei da. Wer diese Möglichkeiten nicht nutze, verschenke viel Potenzial.

Anonymisierung stärkt das Vertrauen

Sofern Meldekanäle für Whistleblower vorhanden sind, werden sie intensiv genutzt, geht aus der Befragung hervor. Demnach erhalten 71 Prozent der befragten Unternehmen mehr als 10 Hinweise pro Jahr. Die meisten Hinweise drehen sich um diese Punkte:

• Belästigung am Arbeitsplatz (64 Prozent)
• Rechtsverstöße (63 Prozent)
• Vernachlässigung von Sorgfaltspflichten in Lieferketten (58 Prozent)
• potenziell Sanktionen auslösende Tätigkeiten (56 Prozent)
• Geldwäsche (48 Prozent)

Obwohl Unternehmen gemäß der EU-Richtlinie anonymen Meldungen nicht nachgehen müssen, empfiehlt es sich, Ausnahmen zu machen, rät PwC. Ein möglichst hoher Anonymisierungsgrad lege bei der Meldepraxis die Grundlage für eine gute Vertrauensbasis. Die Befragung habe ergeben, dass jedes zweite Unternehmen Verbesserungsbedarf bei der Anonymität der Hinweisgeber sieht. Derzeit seien in jedem dritten Unternehmen, das Kanäle zum Melden von Missständen und Verdachtsfällen anbietet, die Hinweisgeber grundsätzlich nicht vollständig anonym.

Unternehmen, die bei der Implementierung bereits weiter fortgeschritten seien und regelmäßig Hinweise erhielten, sollten das Hinweisgebersystem in das Compliance-Management-System einbinden und nachweisbare Verstöße mit forensischen Mitteln technologiegestützt aufklären.

(ESV/fab)

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