Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen dürfen entsorgt werden?

Handels- und Steuerrecht verpflichten zur Beachtung teilweise sehr langer Aufbewahrungsfristen. Was darf in 2013 entsorgt werden?

Dem Grunde nach alles, was älter als 10 Jahre ist, denn buchführungspflichtige Unternehmer sind nach den in der AO und dem HGB verankerten gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet, Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren. Nach den Vorgaben des UStG müssen Ein- und Ausgangsrechnungen ebenfalls zehn Jahre lang aufbewahrt werden (bei empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen etc. verkürzt sich die Aufbewahrungspflicht auf sechs Jahre).

Das betrifft allerdings nicht nur Unternehmen bzw. die sie führenden Unternehmer, denn auch Privatpersonen kann die Verpflichtung treffen, ihre Aufzeichnungen und Unterlagen zu den Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre lang aufzubewahren, dies zumindest dann, wenn die Summe der positiven Überschusseinkünfte (z.B. aus Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 € im Kalenderjahr beträgt. Die Aufbewahrungsfristen gelten sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für elektronisch erstellte Dokumente. Bei ursprünglich elektronisch erstellten Belegen muss eine Speicherung in elektronisch lesbarer und auswertbarer Form erfolgen. Es reicht demnach nicht aus, eine Aufbewahrung in Form von Ausdrucken vorzunehmen.

Selbst aber dann, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, kann es sein, dass die Unterlagen weiterhin vorgehalten werden müssen: Dies gilt immer, wenn sie für eine bereits begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, eine anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlung, ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung bzw. von entsprechender handelsrechtlicher Relevanz sind.

Diese ggf. sehr bedeutsame Einschränkung gilt es zu beachten, wenn die eingangs gestellte Frage dahingehend beantwortet wird, dass in 2013 Bücher, Journale, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung in 2002 oder früher erfolgt ist, vernichtet werden können. Gleiches gilt für Inventare, Jahres- und Konzernabschlüsse sowie entsprechende Lageberichte und in 2002 oder früher erstellte Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen. Ferner können Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus dem Jahr 2006 oder früher sowie sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus 2006 oder früher vernichtet werden.

Hinweis: Die in 2012 vieldiskutierte Verkürzung der Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre ist im Dezember 2012 quasi in letzter Minute dem gesetzgeberischen Rotstift zum Opfer gefallen, sodass die insoweit vorgesehenen Entlastungen zumindest vorerst nicht greifen.

Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern