Business oder Economy Class, Einzelzimmer oder Suite, Zahlung in Vorkasse oder mit der Firmenkreditkarte? Solche und weitere Fragen sollten für Geschäftsreisende eigentlich durch von Unternehmen festgelegte Reiserichtlinien klar beantwortbar sein. Sie ergänzen regulatorische Vorgaben oder übersetzen diese in konkrete Handlungsempfehlungen. Damit entlasten sie nicht nur Mitarbeiter und Travel Manager, sondern erhöhen auch die Einhaltung der Compliance.

Legen die Richtlinien zudem verbindliche Budgetobergrenzen für Geschäftsreisen fest, schaffen sie eine wichtige Grundlage für ein ausgewogenes Controlling und ein transparentes Management der mit Reisen verbundenen Kosten. Das Potenzial haben deutsche Unternehmen erkannt: Laut einer repräsentativen Umfrage von SAP Concur, einem Anbieter von Reisekostenmanagement, nutzen rund 91 Prozent verbindliche Richtlinien für die Regelung von Geschäftsreisen. Jedoch werden mit den Leitfäden längst nicht alle für Unternehmen und Reisende wichtigen Aspekte abgedeckt.

Compliance erhöhen, Kosten einsparen

Insbesondere können nach Angaben in den VDR-News vom 26. April 2019 Spesenabrechnungen Unklarheiten und Fehlerquellen bergen: Zulässige Kostenobergrenzen für Mahlzeiten, Taxifahrten und Co. variieren je nach Unternehmen, aber auch Zielland. Zudem rutscht beim Sammeln von Belegen auch schnell mal aus Unwissenheit eine eigentlich private Quittung zwischen die Spesen. Arbeitgeber begegnen dieser Fehlerquelle noch unzureichend: Nur etwas mehr als die Hälfte (51 Prozent) der befragten Geschäftsreisenden gibt an, dass ihr Arbeitgeber Regelungen zu erstattungsfähigen Ausgaben getroffen hat.

Ähnlich verhält es sich mit der Buchung von Unterkünften, neben der Anreise einer der höchsten Kostenfaktoren, der – je nach Aufenthaltsdauer und Hotelstandard – schnell in hohen Ausgaben resultieren kann. Bei hohem Reiseaufkommen lohnen sich beispielsweise Vereinbarungen mit Vertragshotels, in denen Geschäftsreisende verbindlich buchen. So können Rabatte ausgehandelt und Kosten eingespart werden. Vorgaben zur Buchung von Unterkünften unterliegen jedoch auch nur 49 Prozent der Arbeitnehmer. Immerhin zeigt sich, dass der Anteil mit steigender Betriebsgröße zunimmt: Nur 39 Prozent aus Unternehmen mit zwei bis 50 Mitarbeitern geben an, entsprechende Anweisungen erhalten zu haben, während die Rate bei Unternehmen ab 1.001 Mitarbeitern bereits bei 56 Prozent liegt.

Mitarbeiter schützen

Wenn Mitarbeiter reisen, sind ihre Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht. Diese besondere Verantwortung betrifft die Einhaltung örtlicher Arbeitsgesetze, die Gewährleistung von Standards bei der Versorgung wie auch den Schutz des Reisenden bei Krisen. Tritt ein Notfall ein, etwa durch einen Krankheitsfall, eine Naturkatastrophe oder politische Unruhen, verleihen Ansprechpartner im Unternehmen die nötige Sicherheit. Schnelligkeit zahlt sich hierbei aus: Geschäftsreisende sollten im Ernstfall schnell reagieren können und hierfür mit den entsprechenden Maßnahmen vertraut sein. Dafür sind auch die Reiserichtlinien ein wichtiges Werkzeug, das Geschäftsreisende vorab auf einen Blick an die richtigen Stellen verweist. Allerdings nutzen bisher nur 17 Prozent der Arbeitgeber Verhaltensrichtlinien zur Erhöhung der Reisesicherheit.

„Konkret formulierte Reiserichtlinien sind der Schlüssel zu Kostenkontrolle und Transparenz”, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. Weitere aktuelle Infos zum Thema Geschäftsreisen finden Sie in der Meldung Aktuelle Compliance-Aspekt bei Geschäftsreisen.

Prüfungsleitfaden Travel Management Geschäftsreisen, neben Datenaustausch und virtuellen Meetings oft wichtiger Kommunikationskanal zu externen oder internen Gesprächspartnern, sind zeit- und kostenintensiv. Sie erfordern ein angemessenes Travel-Management, das strategische und operative Maßnahmen zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten einschließlich der Motivationselemente Zeit, Komfort und Sicherheit steuert. Erarbeitet vom DIIR-Arbeitskreis „Revision Personalmanagement und interne Dienstleistungen“, entwickelt dieser Leitfaden typische Prüfungsansätze, um die Wirksamkeit von Travel-Management-Systemen zu beurteilen und zu verbessern. Behandelt werden u.a.: Strukturen, IT und Internes Kontrollsystem Reiserichtlinien Beschaffung von Reiseleistungen Reiseabwicklungsphasen Reisesicherheit und Krisenmanagement Unabhängig von Größe, betrieblichem Reisevolumen oder eingesetzter IT, ob im öffentlichen oder privaten Sektor: Der modulare Aufbau des Leitfadens unterstützt Sie bei der Erstellung passgenauer Prüfungskonzepte und Checklisten für die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation.

(ESV/ps)