Häufig zwingt der Konkurrenz- und Kostendruck Unternehmen auch zum Abbau von Personal. Begriffe wie Lean Production, Outscourcing usw. sind vielen Führungskräften zwischenzeitlich bestens vertraut, denn stille Personalreserven will und kann sich niemand mehr leisten. Von vielen Firmen werden hierfür Arbeitnehmerüberlassungen oder Auftragsvergaben über Werkverträge als geeignete Lösungsmöglichkeiten angesehen. Für einen Großteil der deutschen Wirtschaft und des öffentlichen Sektors gehört eine solche Unterstützung durch Fremdpersonal bei der Aufgabenerledigung mittlerweile zu einem unabdingbaren Grundrauschen, ohne das ein dem laufenden Wandel unterliegendes Marktumfeld nicht mehr zu bewältigen ist. So können die Betriebe ihre Flexibilität erhöhen und/oder von externem Know-how profitieren. Mit diesem Gewinn an Flexibilität sind jedoch neue Risiken verbunden. Nicht nur aufgrund erheblicher Kosten, sondern auch, weil Einsätze Externer stark reguliert sind und Verstöße zu beträchtlichen finanziellen, aber auch zu nachhaltigen Imageschäden führen können. So ist das Nichtabführen von Sozialversicherungsbeiträgen ordnungs- und bußgeldbewehrt und kann gegebenenfalls sogar eine Straftat darstellen. Aber trotzdem haben noch immer nicht alle Unternehmen einen genauen Überblick über die bei ihnen tätigen Externen. Es gibt Grauzonen und auch eine teilweise zu beobachtende Sorglosigkeit. Deshalb ist es wichtig, den Einsatz von Fremdpersonal organisatorisch sicher zu regeln, zu steuern und die Einhaltung bestehender externer und interner Vorgaben präventiv und risikoorientiert zu prüfen.

Hierfür bietet dieses Buch des DIIR-Arbeitskreises „Revision Personalmanagement und Interne Dienstleistungen“ eine solide Basis. Es ist auf das zum Zeitpunkt seiner Erstellung gültige deutsche Recht abgestellt. Bei Audits im Ausland sind die dort bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Die Beiträge dieser Publikation sind verständlich geschrieben und gut strukturiert. Nach einer Einführung, der Erläuterung grundlegender Begriffe und der rechtlichen Rahmenbedingungen gliedert sich das als Prüfungsleitfaden konzipierte Werk in drei weitere Kapitel. Das Kapitel „Strategie und Controlling“ beschreibt den strategischen Rahmen für externe Mitarbeiter, geht auf die erforderlichen Make-or-buy-Entscheidungsprozesse sowie die Notwendigkeit eines regelmäßigen Controllings und Reviews der Vergabe von Leistungen an externe Mitarbeiter ein. Es schließt mit der Skizzierung bestehender allgemeiner Anforderungen an das Prozess- und Kontrollumfeld.

Den wesentlichen Risikofeldern beim Einsatz externer Mitarbeiter über Arbeitnehmerüberlassung und Werk- und Dienstverträge widmet sich der Arbeitskreis in den letzten beiden Kapiteln seines Buches sehr ausführlich. Neben arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und steuerrechtlichen Risiken werden weitere Risiken aufgezeigt. Merkmale für Scheinselbständigkeit und Risiken aus Werk- und Dienstverträgen werden ebenso in dem für ein Audit erforderlichen Detaillierungsgrad dargestellt.

Der modular aufgebaute Prüfungsleitfaden bietet Revisoren insbesondere mit seinen in mehreren Checklisten aufgeführten über 150 Fragen wertvolle und praxisnahe Prüfungsansätze für die Vorbereitung und Abgrenzung/Eingrenzung einer Revision des Einsatzes externer Mitarbeiter. Für Revisionsmitarbeiter ist dieser Band 59 der DIIR- Schriftenreihe somit eine gute Möglichkeit, sich einen umfassenden Überblick über das Prüffeld zu verschaffen, in das Thema einzuarbeiten und damit vertraut zu machen.

Der Einsatz externer Mitarbeiter sollte sich aufgrund seiner Bedeutung unbedingt in der Prüfungslandkarte jeder Internen Revision wiederfinden. Mit speziellen Audits kann die Revision zusätzlich punkten und zu einem zukunfts-, rechtssicheren und nachhaltigen Fremdpersonalmanagement im Unternehmen wertschöpfend beitragen sowie entsprechende Haftungsrisiken reduzieren. Der Leitfaden ist hierfür eine empfehlenswerte Hilfestellung.

Dipl.-Kfm. Fritz Volker, Barsinghausen, war angjährig in Leitungsfunktionen in der Internen Revision bei Finanzdienstleistern und Energieversorgern tätig.

Quelle: ZIR Zeitschrft Interne Revision Heft 3/2019