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22.10.2024
Auditing Payroll
Der Gehaltsabrechnungsprozess ist ein etablierter Standardprozess in jedem Unternehmen. Dennoch hat er, nicht zuletzt durch wechselnde gesetzliche Anforderungen und zunehmende Digitalisierung, nichts an Aktualität verloren.
Ziel des DIIR-Arbeitskreises war es, mit dem Support Guide eine vollständige Prüfungscheckliste zur Verfügung zu stellen, aus der Interne Revisorinnen und Revisoren individuelle Themen aussuchen können, die zu ihren risikoorientierten Prüfungen passen, gleich ob die Prüfung im Inoder Ausland stattfindet. Der Leitfaden wurde in englischer Sprache verfasst, was Revisionen, die in einem internationalen Umfeld operieren, zugutekommt. Eine zeitaufwendige Übersetzung des Leitfadens entfällt.
Die kurz und prägnant gehaltene Einleitung gibt einen Überblick über die Kernaufgaben und damit einhergehend die zentralen Prüfungsthemen im Abrechnungsprozess.
Die acht Kapitel sind so aufgebaut, dass kurze Einleitungen einzelnen Prüfungspunkten vorausgehen, die jeweils in eine Themenbeschreibung, die zugehörigen Risiken und die dadurch erforderlichen Prüfungsschritte beziehungsweise Prüfungsfragen gegliedert sind. Dies gibt der Prüferin oder dem Prüfer eine Checkliste an die Hand, deren Fragen er direkt ins eigene Prüfungsprogramm übernehmen kann. Die Kapitel orientieren sich am Ablauf der Abrechnung, beginnend bei organisatorischen Grundlagen, über die Bewegungsdaten bis hin zur finalen Auszahlung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und weitere Zahlungsempfänger, zum Beispiel für die Sozialabgaben.
Kapitel 2 ordnet den Abrechnungsprozess im Unternehmen ein und beschreibt, welche externen Anforderungen zu berücksichtigen sind. Im Fokus hierbei stehen neben tariflichen Regelungen unter anderem Prüfungsfragen zu Lohnsteuer, Sozialversicherung und der Abrechnungsorganisation bis hin zum Einbezug externer Prüfungen in die eigene Revision.
Kapitel 3 beschäftigt sich mit den Prüfungspunkten für das Abrechnungssystem selbst, das die meist komplexen Lohnbestandteile und Abgaben korrekt abbilden und zudem ein hohes Maß an Sicherheit nicht nur für die korrekte AbrechAbrechnung, sondern auch zum Schutz der personenbezogenen Daten bieten muss. Auch die Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen wie Zeiterfassung oder Banksoftware werden beleuchtet.
Kapitel 4 enthält Prüfungspunkte zu der Administration von Stamm- und Bewegungsdaten, also den Ereignissen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen durchlaufen, vom Eintritt bis zum Austritt unter Berücksichtigung der Sicherstellung der Datenqualität.
Kapitel 5 geht auf die verschiedenen Entlohnungsmodelle sowie zu prüfende Benefits und Zulagen bis hin zu betrieblicher Altersvorsorge ein. Der Fokus liegt hier auf der korrekten Dokumentation, die den Auszahlungen in der korrekten Höhe zugrunde liegt. Ebenfalls wird auf Sondersachverhalte wie Kurzarbeit eingegangen.
Kapitel 6 enthält die Detailprüfungsfragen zur Arbeitszeiterfassung. Neben wichtigen Aspekten, die in jedem Zeiterfassungssystem technisch abzubilden sind, um die korrekte Basis für die Bezahlung der Arbeitsleistung sicherzustellen, wird auch das Thema Arbeitszeitmanipulationen nicht ausgespart.
Kapitel 7 liefert die Prüfungsgrundlage für den Abrechnungslauf selbst. Neben den erforderlichen Kontrollen im IKS wird darauf eingegangen, welche der Informationen aus den Vorkapiteln notwendig sind und wie deren Vorliegen zum Abrechnungszeitpunkt prozessual garantiert werden kann. Die einzelnen Schritte sind detailliert mit Prüfungsaktivitäten hinterlegt, die den Prozess systematisch begleiten.
Das achte und letzte Kapitel beschäftigt sich mit dem finalen Schritt der Abrechnung, dem Zahllauf. Da hier Geld fließt, sind nochmals verschärfte Kontrollschritte im Prozess notwendig, insbesondere bei der Freigabe. Das gleiche gilt auch für die Daten, die höchst sensibel sind und damit nur einem stark eingeschränkten Personenkreis zugänglich sein sollten.
Zusammenfassend bietet der Support Guide eine gute Prüfungsgrundlage für die internen Prozesse in der Abrechnung. Auch wer bereits Prüfungserfahrung bzw. Prüfungsprogramme für den Abrechnungsprozess entwickelt hat, kann die übersichtlich aufbereiteten Inhalte für deren Überarbeitung und Abgleich nutzen. Die zum jeweiligen Prüfungsthema angegebenen Risiken erleichtern zudem die Feststellungsformulierung. Für die rechtlichen und steuerlichen Themen bietet es sich zusätzlich an, insbesondere im Ausland auf eine externe Prüfungsunterstützung, unter anderem im Hinblick auf Compliance, zurückzugreifen.
Nadine Rössler, CIA, prüft seit 2006 Personalprozesse in verschiedenen Unternehmen.
Quelle: ZIR Zeitschrift Interne Revision Ausgabe 3/2024
Ziel des DIIR-Arbeitskreises war es, mit dem Support Guide eine vollständige Prüfungscheckliste zur Verfügung zu stellen, aus der Interne Revisorinnen und Revisoren individuelle Themen aussuchen können, die zu ihren risikoorientierten Prüfungen passen, gleich ob die Prüfung im Inoder Ausland stattfindet. Der Leitfaden wurde in englischer Sprache verfasst, was Revisionen, die in einem internationalen Umfeld operieren, zugutekommt. Eine zeitaufwendige Übersetzung des Leitfadens entfällt.
Die kurz und prägnant gehaltene Einleitung gibt einen Überblick über die Kernaufgaben und damit einhergehend die zentralen Prüfungsthemen im Abrechnungsprozess.
Die acht Kapitel sind so aufgebaut, dass kurze Einleitungen einzelnen Prüfungspunkten vorausgehen, die jeweils in eine Themenbeschreibung, die zugehörigen Risiken und die dadurch erforderlichen Prüfungsschritte beziehungsweise Prüfungsfragen gegliedert sind. Dies gibt der Prüferin oder dem Prüfer eine Checkliste an die Hand, deren Fragen er direkt ins eigene Prüfungsprogramm übernehmen kann. Die Kapitel orientieren sich am Ablauf der Abrechnung, beginnend bei organisatorischen Grundlagen, über die Bewegungsdaten bis hin zur finalen Auszahlung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und weitere Zahlungsempfänger, zum Beispiel für die Sozialabgaben.
Kapitel 2 ordnet den Abrechnungsprozess im Unternehmen ein und beschreibt, welche externen Anforderungen zu berücksichtigen sind. Im Fokus hierbei stehen neben tariflichen Regelungen unter anderem Prüfungsfragen zu Lohnsteuer, Sozialversicherung und der Abrechnungsorganisation bis hin zum Einbezug externer Prüfungen in die eigene Revision.
Kapitel 3 beschäftigt sich mit den Prüfungspunkten für das Abrechnungssystem selbst, das die meist komplexen Lohnbestandteile und Abgaben korrekt abbilden und zudem ein hohes Maß an Sicherheit nicht nur für die korrekte AbrechAbrechnung, sondern auch zum Schutz der personenbezogenen Daten bieten muss. Auch die Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen wie Zeiterfassung oder Banksoftware werden beleuchtet.
Kapitel 4 enthält Prüfungspunkte zu der Administration von Stamm- und Bewegungsdaten, also den Ereignissen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen durchlaufen, vom Eintritt bis zum Austritt unter Berücksichtigung der Sicherstellung der Datenqualität.
Kapitel 5 geht auf die verschiedenen Entlohnungsmodelle sowie zu prüfende Benefits und Zulagen bis hin zu betrieblicher Altersvorsorge ein. Der Fokus liegt hier auf der korrekten Dokumentation, die den Auszahlungen in der korrekten Höhe zugrunde liegt. Ebenfalls wird auf Sondersachverhalte wie Kurzarbeit eingegangen.
Kapitel 6 enthält die Detailprüfungsfragen zur Arbeitszeiterfassung. Neben wichtigen Aspekten, die in jedem Zeiterfassungssystem technisch abzubilden sind, um die korrekte Basis für die Bezahlung der Arbeitsleistung sicherzustellen, wird auch das Thema Arbeitszeitmanipulationen nicht ausgespart.
Kapitel 7 liefert die Prüfungsgrundlage für den Abrechnungslauf selbst. Neben den erforderlichen Kontrollen im IKS wird darauf eingegangen, welche der Informationen aus den Vorkapiteln notwendig sind und wie deren Vorliegen zum Abrechnungszeitpunkt prozessual garantiert werden kann. Die einzelnen Schritte sind detailliert mit Prüfungsaktivitäten hinterlegt, die den Prozess systematisch begleiten.
Das achte und letzte Kapitel beschäftigt sich mit dem finalen Schritt der Abrechnung, dem Zahllauf. Da hier Geld fließt, sind nochmals verschärfte Kontrollschritte im Prozess notwendig, insbesondere bei der Freigabe. Das gleiche gilt auch für die Daten, die höchst sensibel sind und damit nur einem stark eingeschränkten Personenkreis zugänglich sein sollten.
Zusammenfassend bietet der Support Guide eine gute Prüfungsgrundlage für die internen Prozesse in der Abrechnung. Auch wer bereits Prüfungserfahrung bzw. Prüfungsprogramme für den Abrechnungsprozess entwickelt hat, kann die übersichtlich aufbereiteten Inhalte für deren Überarbeitung und Abgleich nutzen. Die zum jeweiligen Prüfungsthema angegebenen Risiken erleichtern zudem die Feststellungsformulierung. Für die rechtlichen und steuerlichen Themen bietet es sich zusätzlich an, insbesondere im Ausland auf eine externe Prüfungsunterstützung, unter anderem im Hinblick auf Compliance, zurückzugreifen.
Nadine Rössler, CIA, prüft seit 2006 Personalprozesse in verschiedenen Unternehmen.
Quelle: ZIR Zeitschrift Interne Revision Ausgabe 3/2024