Aufbewahrungspflichten und -fristen

• Karl-Heinz Withus

– Der Kaufmann ist verpflichtet, seine handelsrechtlichen Unterlagen 10 Jahre (Belege, Handelsbücher, Inventare, Abschlüsse, Lageberichte sowie zum Verständnis dieser Unterlagen notwendige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) bzw. 6 Jahre (Handelsbriefe) aufzubewahren.
– Die Aufbewahrung muss geordnet erfolgen und die Unterlagen müssen innerhalb angemessener Zeit verfügbar sein.
– Die Aufbewahrung kann bei Wahrung der notwendigen Voraussetzungen auch elektronisch erfolgen.
– Neben den handelsrechtlichen Vorschriften sind die steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung zu beachten, die teilweise weitergehend sind.
– Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten können im Insolvenzfall, aber auch im Rahmen von Zivil- oder Strafprozessen sowie bei der steuerlichen Veranlagung zu Sanktionen führen.

Seiten 119 - 126