Organisation der Beschaffung

• DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

Im Beschaffungsprozess sind die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben den Aufgabenträgern so zuzuordnen, dass die sachgerechte und effiziente Erfüllung dieser Aufgaben gewährleistet wird. Die Aufgabenzuordnung im Einzelnen und die wichtigsten, unternehmenseinheitlich zu bestimmenden Verfahrensregeln sind Gegenstand der Beschaffungsrichtlinien, der Arbeitsanweisungen und der Unterschrifts- sowie Vollmachtenregelung.

Gemäß Definition des DIIR-Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ (vgl. Kap. 1) beinhaltet der Beschaffungsprozess die gesamte Prozesskette von der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Einkaufsaktivitäten bis zur Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. Die folgenden Ausführungen haben im Wesentlichen die Aufbau- und Ablauforganisation der Einkaufsfunktion zum Inhalt. Auf die anderen Teilprozesse, wie z. B. Bestellanforderung durch die Fachbereiche, Leistungsanerkennung, logistische Funktionen, Rechnungsprüfung usw. wird in diesem Kapitel nur dann eingegangen, wenn es sich um einkaufsübergreifende Themen handelt.

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