Interne Ermittlungen: Wer ist verantwortlich?

Leitet ein Unternehmen interne Ermittlungen ein, ist diese Entscheidung in der Regel Chefsache. Der Aufsichtsrat wird demgegenüber nur selten in die Ermittlungen eingebunden. Das geht aus einer Ende September 2019 anlässlich des Noerr Compliance Day vorgestellten Studie hervor. Sie wurde unter dem Titel Internal Investigations - Compliance-Studie 2019 von der Kanzlei Noerr und dem Center for Corporate Compliance der EBS Law School durchgeführt. Auslöser für interne Ermittlungen sind meist Vermögensdelikte, häufig auch Verstöße gegen interne Compliance-Regelungen, Datenschutzvorschriften und das Kapitalmarktrecht.

Gesetz zur Bekämpfung der Unternehmenskriminalität

Die Noerr-Partnerin Dr. Sophia Habbe stellt die Studie zusammen mit dem Noerr-Partner Dr. Christian Pelz und Prof. Dr. Michael Nietsch von der EBS Law School vor und ging dabei insbesondere auf das Gesetz zur Bekämpfung der Unternehmenskriminalität ein, das derzeit in der Fassung des Referentenentwurfs von Mitte August 2019 vorliegt („Verbandssanktionsgesetz”). Hiermit sieht der Gesetzgeber erstmals Regelungen zu Internal Investigations vor. Vor dem Hintergrund dieses mit Spannung erwarteten Gesetzentwurfs haben die Studienautoren gefragt, in welchen Fällen Unternehmen interne Ermittlungen einleiten, wer darüber entscheidet, wie die Ermittlungen durchgeführt werden und wann externe Berater hinzugezogen werden.

Einleitung von internen Ermittlungen als Leitungsaufgabe

Eingeleitet werden interne Ermittlungen demnach meist von der Unternehmensführung (52 Prozent), in geringerem Maße auch von Compliance-Abteilungen (23 Prozent). In 70 Prozent der Unternehmen ist die oberste Leitungsebene in die Entscheidung über die Durchführung von internen Ermittlungen zumindest eingebunden. Dr. Sophia Habbe wies darauf hin, dass die Unternehmensleitung für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sorgen und Mängel in der Unternehmensorganisation beheben muss, die Regelverstöße begünstigen. „Ob Organisationsdefizite vorliegen, lässt sich aber nur durch eine sorgfältige Aufklärung des Sachverhalts feststellen. Häufig reicht es nicht aus, sich ausschließlich mit dem vermeintlichen Regelverstoß allein zu befassen.”

Aufsichtsrat zu selten eingebunden

Deutlich seltener als die Geschäftsleitung ist der Aufsichtsrat in interne Ermittlungen involviert. So berichten die Befragten, dass das Kontrollgremium grundsätzlich nur in 37 Prozent der Unternehmen im Vorfeld über die Durchführung von Internal Investigations informiert wird. Besteht der Verdacht auf schwerwiegende Pflichtverletzungen, sind es 46 Prozent, beim Verdacht auf Beteiligung von Mitgliedern der Geschäftsleitung an Pflichtverstößen wird der Aufsichtsrat in 64 Prozent der Unternehmen informiert.

Habbe beklagt die geringe Einbindung des Aufsichtsrats, da ihm als Überwachungsorgan der Geschäftsleitung gesellschaftsrechtlich eine besondere Bedeutung zukommt, wenn im Raum steht, dass es zu Compliance-Vorfällen gekommen ist. Der Aufsichtsrat könne seiner Rolle als Kontrollorgan nur gerecht werden, wenn er sicherstelle, dass er entsprechende Informationen erhalte, um sich selbst ein Bild über den Stand der internen Ermittlungen zu machen. Stehe der Vorwurf im Raum, dass die Geschäftsleitung bzw. der Vorstand an Compliance-relevanten Verstößen beteiligt sind, sei der Aufsichtsrat verpflichtet, selbst tätig zu werden und eine eigene Untersuchung einzuleiten.

Gegenstand der Ermittlungen

Nach den Ergebnissen der Studie werden interne Ermittlungen praktisch immer eingeleitet, wenn der Verdacht besteht, dass Mitarbeiter in die eigene Tasche wirtschaften, sowie beim Verdacht auf Korruption und Bestechung (jeweils 92 Prozent). Besonders häufig wird auch ermittelt, wenn es möglicherweise zu Verstößen gegen Compliance-Regeln (86 Prozent) oder zu Straftaten (83 Prozent) gekommen ist, sowie beim Verdacht auf Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften (81 Prozent). Auch bei möglichen Verstößen gegen kapitalmarktrechtliche Vorgaben leiten die meisten Unternehmen Ermittlungen ein (61 Prozent).

Unternehmenseigene Ermittlungen Erscheinungstermin: 15.12.2015 Autor: Birgit Galley, Dr. Ingo Minoggio, Prof. Dr. Marko Schuba Tatort Unternehmen – Interne Ermittlungen – Criminal Investigations – beeindruckende Begriffe aus der Tagespresse, die in der betrieblichen Praxis jedoch vor allem eins erfordern: viel Sachkunde und routiniertes Vorgehen. Welche taktischen Möglichkeiten und Stolperfallen bei eigenen Sachverhaltsaufklärungen auftreten, stellt Ihnen dieses Buch anschaulich vor. Erstmals systematisch integriert aus juristischer, Ermittlungs- und IT-Perspektive zeigen Birgit Galley, Ingo Minoggio und Marko Schuba auf, welche rechtlichen Rahmenbedingungen beachtet werden müssen, wann und wie Sachverhalte ermittelt werden, wie Sie mit Zeugen und auch Tätern umgehen, wann man am besten welche Fragen stellt – und welche besser nicht, wie digitale Spuren sichtbar gemacht und Ausspähungen entdeckt werden. Über 30 Jahre Fallerfahrung der Autoren und viel Anwendungsnähe aller vorgestellten Themen finden Sie in diesem Buch. Ein Werkzeugkoffer und Anleitung für Ihre eigene Ermittlungspraxis!

(ESV/ps)